[080123]

MFC-9840CDW
klarar färgutskrift, fax, kopiering och skanning i en enda driftsäker, närverksansluten och utrymmessnål maskin. Läs mer...

[071128]

Enkla brister bakom läckande bokslutsinformation

Ofta ligger det pinsamt enkla brister bakom incidenter där företagen läcker bokslutsrapporter eller annan konfidentiell information. Det läggs massor av tid, arbete och pengar på att säkra sina IT-system, men vad många glömmer bort är att innehållet i konfidentiella dokument som blir liggande någon minut för länge i skrivaren lätt sprids med djungeltelegrafen.

Ett annat vanligt förekommande problem är att konfidentiella dokument försvinner i en bunt med andra användares utskrifter.

Kyocera Mita, ett företag som utvecklar avancerade laserskrivare, har tagit fasta på problematiken och lanserar nu KYOcontrol Business Edition, ett system med smarta kort som kommer tillrätta med inte bara med ovan nämnda problem, utan även en rad andra utskriftsrelaterade säkerhetsproblem.

Rent tekniskt fungerar lösningen så att när man sänder iväg sin utskrift från datorn så lagras den på en server istället för att omedelbart skrivas ut. Först när man identifierat sig genom att dra sitt smartkort i skrivaren hämtas dokumentet för utskrift medan användaren står vid skrivaren. Som en extra säkerhetsåtgärd matas dokumentet ut med nedåtvänd textsida.

Stark kryptering
Dessutom krypteras all data som transporteras i nät¬verket och lagras på servern. Så snart utskriften är klar raderas även dokumentet permanent från skrivarens hårddisk med så kallad shredderteknik. Därmed elimineras effektivt risken för att konfidentiell information kommer på avvägar i samband med att skrivaren repareras eller utrangeras.

Print&Follow
En annan fördel med KYOcontrol är att man kan hämta sina dokument vid valfri skrivare. Om man exempelvis skriver ut en presentation för ett möte under morgondagen, kan man i anslutning till mötets början söka upp en närbelägen skrivare och där hämta ut sin presentation.

”I situationer där man snabbt behöver sin utskrift och råkar ut för papperstrassel eller andra problem kan man istället gå till en annan skrivare och hämta sitt dokument”, säger Dick Wahlgren produktchef på At Office

Säker inläsning av dokument
Kyocera har även utvecklat ett system för säker inläsning (skanning) av konfidentiella dokument vid sina multifunktionsskrivare. Dokumentet krypteras omedelbart i samband med inläsningen varefter det sänds till mottagarens dator i PDF-format, där ett lösenord krävs för att öppna dokumentet.

Automatisk allokering av kostnader
KYOcontrol Business Edition har även ett system för mätning av skrivarnas användning, vilket ger en exakt allokering av kostnader till olika avdelningar på företaget. Detta har större betydelse än vad många tror, då det finns under-sökningar som visar att kostnaderna för kopiering, utskrift och fax uppgår till 3 procent av företagens totala omsättning. Det finns med andra ord stora belopp att spara på att hålla denna utgiftspost under kontroll.

Systemet genererar därför överskådliga rapporter med statistik över använd-ning och förbrukning per skrivare, användare, avdelning etc.

KYOcontrol Business Edition hanterar system med upp till 25 skrivare av varierande modeller och upp till 500 användare. Kontakta oss så berättar vi mer...